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Oubliez la paperasse : scannez !

Vous manipulez des centaines de colis par semaine. Imaginez un instant que vous n'ayez pas de scanner mais un cahier avec nom du client, contenu du colis, lieu et l'heure de livraison, adresses destinataires et expéditeurs… Vous imaginez la perte de temps ?

Eh bien c'est la situation dans laquelle se trouve votre entreprise. Chaque jour vos cadres doivent noter à quelle heure vos commencez et finissez votre journée, quel véhicule vous avez emprunté et quelle tournée vous avez effectuée. Et donc c'est à vous de faire les papiers où c'est indiqué, et c'est vous qui perdez votre temps.

Alors UltiSmile vous propose de faire plus simple et plus rapide :

  • Votre téléphone vous identifie
  • Quand vous arrivez au dépôt scannez l'étiquette "début travail" : votre heure de début de journée est enregistrée
  • Quand vous quittez le dépôt scannez l'étiquette "fin travail" : votre heure de fin de journée est enregistrée
  • Quand vous prenez un véhicule scannez "prends"; "rends" quand vous le rendez; "plein" quand vous faites le plein. Vous devez entrer les kilométrage compteur (et les litres en cas de plein) : ces kilométrages seront comparés avec ceux du gps car vous êtes libre de votre temps mais pas d'utiliser le véhicule de l'entreprise à des fins personnelles.
  • Quand votre tournée est affectée scannez son étiquette.
  • Dans la majorité des cas vous pourrez utiliser la technique pirate : à chaque scan de pointeuse Ultismile récupère votre dernier véhicule utilisé et votre dernière tournée effectuée et les affecte à la journée qui commence.
  • Donc s'il n'y a pas de changement par rapport à la veille un seul scan suffit, celui de la pointeuse. En cas de changement il vous suffit de scanner le véhicule et/ou la tournée Ultismile modifiera la lettre de voiture en conséquence.

Et c'est tout ! quelques secondes pour faire votre rapport, sans rien écrire. Et vous pouvez grâce à vos scans télécharger votre lettre de voiture depuis votre espace personnel à tout moment.

  • Pour votre information UltiSmile fournit aussi des balises véhicule qui remontent les informations moteur : ralentis, régimes, accélération, charge, température, codes de défaut... Votre entreprise peut les utiliser librement puisque ces balisent contrôlent des véhicules et non des personnes. Les performances environnementales de votre conduite peuvent être ainsi évaluées : pensez à la planète en conduisant de manière professionnelle !

Astuce pour scanner rapidement :

  • approchez le viseur de l'étiquette mais restez à plus de 30 cm (en dessous votre appareil photo ne ferait pas la mise au point); l'étiquette devrait représenter 1/3 de l'image
  • ne bougez plus, comme si vous preniez une photo. Le scan se fait dès que l'appareil ne bouge plus
  • si vous avez une planche d'étiquettes vous pouvez les survoler jusqu'à vous fixer sur celle que vous voulez scanner. C'est le fix qui déclenche le scan.
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