La fin de la paperasse

Vous gérez des milliers de colis par semaine. Imaginez un instant que vous n'ayez pas de scanner mais un cahier avec nom du client, contenu du colis, lieu et l'heure de livraison, adresses destinataires et expéditeurs... Vous imaginez la perte de temps ?

Eh bien c'est la situation dans laquelle vous vous trouvez sans doute.

Chaque jour vos employés doivent transmettre à vos cadres qui doivent transmettre à la direction à quelle heure vos commencez et finissez votre journée, quel véhicule vous avez emprunté et quelle tournée vous avez effectuée. Et donc c'est à vous de faire les papiers où c'est indiqué, et c'est vous qui perdez votre temps.

Chaque jour vous deviez gérer les lettres de voiture.

Alors UltiSmile vous propose de faire plus simple et plus rapide :

• Leur téléphone identifie chaque livreur
• En arrivant au dépôt ils scannent l'étiquette "début travail" : l'heure de début de journée est enregistrée
• En quittant le dépôt ils scannent l'étiquette "fin travail" : l'heure de fin de journée est enregistrée
• Quand ils prennent un véhicule ils scannent "prends"; "rends" quand ils le rendent; "plein" quand ils font le plein. Ils doivent entrer les kilométrages compteur (et les litres en cas de plein). C'est très important pour cacluler les consommations de votre véhicule et la mise en place de PowerFluide (nous y reviendrons dans un prochain message)
• Quand la tournée est affectée ils scannent son étiquette.
• A chaque scan de pointeuse Ultismile récupère votre dernier véhicule utilisé et votre dernière tournée effectuée et les affecte à la journée qui commence.
• Donc s'il n'y a pas de changement par rapport à la veille un seul scan suffit, celui de la pointeuse. En cas de changement il suffit au livreur de scanner le véhicule et/ou la tournée qui a changé et Ultismile modifiera la lettre de voiture en conséquence.
• le hall des départs s'inspire des tableaux à l'aéroport : dès qu'un téléphone s'allume vous savez ce qu'il a scanné et s'il est en capacité d'éditer sa lettre de voiture. Si vous constatez une erreur vous pouvez y modifier le véhicule et/ou la tournée empruntée par votre livreur.

Et c'est tout ! quelques secondes pour faire votre rapport, sans rien écrire. Plus besoin de lettre de voiture : vous livreurs peuvent la télécharger sur leur téléphone à tout moment.

La gestion des horaires comprend 2 étapes : le contrôle et suivi du début et fin de journée et le contrôle du travail et des pauses entre début et fin de la journée.

1. A partir de toutes ces informations, et d'autres issues de la géolocalisation, UltiSmile va déterminer début et fin de journée. Vous pouvez consulter et modifier sa décision. Ce temps de travail est compté en positif.
2. UltiSMile repère automatiquement tous les arrêts dont la durée est supérieure à un seuil que vous fixez par dépôt. Ces arrêts dont déduits en négatif.
3. Le responsable peut modifier les temps positifs ou négatifs.
4. les informations sur les horaires sont disponibles pour chaque livreur dans son espace qui a la possibilité de contester toute décision
5. Ces lignes sont ensuite cumulées par jour pour obtenir le temps de travail quotidien après déductions.
6. Les balances des temps + et -  sont consolidées par jour, semaine et mois. Elles sont comparées à la durée de travail quotidienne paramétrée pour chaque dépôt de façon à mettre en exergue les heures supplémentaires.

Voir aussi notre avis sur Mobilic.