Résumé

Les consommations représentent 30% des charges. La plupart des entreprises ne les suivent pas, alors qu'elles suivent les horaires à la minute près. Pourtant un livreur indélicat en horaires sera aussi indélicat en carburant, et 5 litres valent une heure de travail... et un plein une grosse journée ! Contrôler vos pleins à 1% près est une nécessité car :

• les vols de carburant représentent un fléau économique et moral
• UltiSmile veut vous aider à gagner du carburant au moyen de diverses stratégies et a besoin de références sûres pour calculer ces gains
• Les anomalies et erreurs brouillent les résultats.

Pour commencer il faut affecter chaque plein à un véhicule. UltiSmile offre plusieurs possibilités connectées entre elles :

Imprimez le qrcode "plein" pour chaque véhicule

et fixez le dans le véhicule. A la fin du plein le livreur scanne le plein et est invité sur son téléphone à entrer le kilométrage et le litrage du véhicule. Il obtient en rafraichissant la page sa conso en l/100 depuis le dernier plein.

• Avantages : un seul geste remonte qui a scanné (chauffeur identifié par son téléphone), où (adresse du véhicule par la géolocalisation), pour quel véhicule (étiquette qrcode), quand (date/heure du scan). Si le chauffeur ne saisit pas le kilométrage ou se trompe UltiSmile pourra récupérer le kilométrage GPS entre les deux pleins. Ce système fonctionne même si le véhicule n'est pas géolocalisé.
• Inconvénient : il faut penser à scanner. Si le chauffeur ne saisit pas ou se trompe dans le litrage il n'y a aucun moyen de le deviner. Sauf si on importe les pleins :

Importez les pleins

UltiSmile importe les pleins. Allez sur l'interface de votre pétrolier et exportez les pleins souhaités. Copiez-collez les lignes dans UltiSMile.

A chaque nouveau véhicule est affecté automatiquement un numéro de flotte unique. Ecrivez ce numéro au marqueur dans la trappe à carburant et le livreur peut le saisir à la borne, puis y saisir le kilométrage compteur. Pour chaque nouvelle importation UltiSmile ira récupérer le kilométrage du plein précédent, fera la différence et calculera la consommation en l/100. Ces résultats seront en bleu dans la liste de vos pleins.

• Avantage : cette technique simple s'applique à tous les véhicules même s'ils ne sont pas géolocalisés. Elle permet d'avoir très régulièrement des index kilométriques utiles à la maintenance.
• Inconvénient : pas possible à utiliser quand la borne ne permet pas l'entrée d'un code véhicule et/ou l'entrée des kilomètres

Pour traiter vos pleins importés UltiSmile utilise une intelligence artificielle qui prend en compte de très nombreux paramètres comme :

• Le match entre l'emplacement du véhicule et de la station
• Si plusieurs véhicules sont présents en même temps les habitudes de fréquentation de la station et d'usage des cartes par véhicule
• Les remontées soudaines des jauges
• Les saisies des chauffeurs aux bornes et leur cohérence historique
• Les scans pleins
• Les pleins croisés avec la géolocalisation sont visibles en vert dans la liste de vos pleins.
• Avantages : l'import de la facturation élimine les erreurs concernant les litrages. La mise en relation avec le kilométrage parcouru entre les 2 pleins par la géolocalisation corrige les erreurs de saisie des compteurs kilomètres. D'ailleurs vous pouvez dispenser vos livreurs de saisir litrages et kilométrages après le scan si vous importez ou qu'ils saisissent déjà le kilométrage sur la pompe.
• Inconvénients : tous les véhicules doivent être géolocalisés pour éviter les faux positifs. Par exemple les véhicule "géoloc" et "pasgéoloc" sont à la station. "pasgéoloc" fait le plein. Le plein est affecté à "géoloc" puisqu'UltiSmile ne voit que lui.

Nos recommandations :

1. Si vous importez vos pleins et que votre pétrolier permet aux livreurs de saisir à la pompe vous pouvez vous passer des scans si vous demandez à vos livreurs de saisir le numéroflotte de leur véhicule et le kilométrage à la borne.
2. Si vous importez vos pleins et que votre pétrolier ne permet pas aux livreurs de saisir à la pompe utilisez les scans et demandez à vos livreurs de saisir litrage et kilométrage sur leur téléphone
3. Si vous n'importez pas vos pleins utilisez les scans et demandez à vos livreurs de saisir litrage et kilométrage sur leur téléphone